Για να μην πνιγείτε στα email μετά τις γιορτές

Φοβάστε να ανοίξετε τα εισερχόμενα, μετά τις χειμερινές διακοπές; Ιδού οι λύσεις.

Τι είναι αυτό που θα σας έκανε να μετανίωσετε που πήρατε “αυτές τις μέρες υπολοίπου αδείας” για τις διακοπές των γιορτών; Τα παραπανίσια κιλά; Η αδυναμία συγκέντρωσης σε πολύ σημαντικά πράγματα που αφήσατε σε εκκρεμότητα στο γραφείο; Ή μήπως ένα inbox πλημμυρισμένο στα emails;   To ηλεκτρονικό περιοδικό Fast Company συγκεντρώνει ορισμένες πολύ χρήσιμες συμβουλές, φιλοδοξώντας να εξασφαλίσει ένα “καθαρό” inbox μετά τις διακοπές των Χριστουγέννων, από δύο ειδικούς επί του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου· τη συγγραφέα του “Work Smarter, Rule Your Email”, Alexandra Samuel και τον Dmitri Leonov, CEO εταιρείας που παραάγει λογισμικό διαχείρισης email.

 

  1. ΤΕΡΜΑ ΣΤΑ EMAIL, 72 ΩΡΕΣ ΠΡΙΝ ΤΙΣ ΔΙΑΚΟΠΕΣ (ΜΠΟΡΕΙΤΕ;) Για να ελαχιστοποιήσετε των αριθμό απαντητικών email που ενδέχεται να κατακλύσουν τα εισερχόμενά σας, σταματήστε να στέλνετε μηνύματα ηλ. ταχυδρομείου, 72 ώρες πριν τις διακοπές, συνιστά η Samuel. Αν και είναι ελκυστικό να “καθαρίσετε” με όλες τις εκκρεμότητές σας, αποφύγετε τα υποκειμενικά email όπου εκθέτετε τις απόψεις σας περί του “τρέχοντος project” εάν δεν θέλετε να εμπλακείτε σε μια παρτίδα πινγκ-πονγκ με ανώτερα στελέχη, μέσα στις γιορτές.

 

2. ΠΑΙΞΤΕ ΤΟ ΕΞΥΠΝΑ ΜΕ ΤΟ ΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ AUTOREPLY Γνωρίζατε ότι το email σας, μπορεί να στείλει αυτοματοποιημένες απαντήσεις αντί για εσάς, για όσο του ορίσετε; Εξαιρετικά! Η στρατηγική επιλογή των λέξεων εδώ παίζει καθοριστικό ρόλο, λέει η Samuel. Δηλώστε ξεκάθαρα στο κείμενό σας ότι θα έχετε περιορισμένη ή και καθόλου πρόσβαση στα email σας, έως την τάδε ημερομηνία και ότι ίσως η απάντηση να καθυστερήσει λίγο. Ο Leonov προσθέτει: “πειράξτε” την ημερομηνία επιστροφής στο γραφείο για δυο-τρεις μέρες ώστε να έχετε χρόνο να διαβάσετε τα email και να απαντήσετε έγκαιρα και on time! Θα κερδίσετε και τις εντυπώσεις συν τοις άλλοις.

 

3. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ TO ΑΥΤΟΜΑΤΟ ΦΙΛΤΡΑΡΙΣΜΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΜΗΝΥΜΑΤΩΝ Πολλά λογισμικά διαθέτουν φίλτρα που ξεσκαρτάρουν την ηλεκτρονική σας αλληλογραφία, ανάλογα με τον αποστολέα, τον τίτλο ή ακόμα και το περιεχόμενο. Ανακαλύψτε τα και χρησιμοποιήστε τα με σύνεση, προτείνει ο Leonov.

 

4. ΡΙΞΤΕ ΚΑΜΜΙΑ (ΕΠΙΛΕΚΤΙΚΗ) ΜΑΤΙΑ  Εντάξει είναι λίγο κλοπή, αλλά αν ρίχνετε μια πολύ επιλεκτική ματιά στο inbox, ανά δύο ημέρες, θα σας γλιτώσει αρκετά email όταν θα επιστρέψετε από τις διακοπές. Μπορείτε να εξασφαλίσετε έως και 75% λιγότερα email εκτιμά ο Leonov ξεδιαλέγοντας μεταξύ σημαντικών και άχρηστων email στις διακοπές και, απαντώντας έξυπνα ώκαι περιεκτικά θα αποφύγετε την άσκποη ανταλλαγή μηνυμάτων.

 

5. ΦΤΙΑΞΤΕ ΕΝΑΝ “ΕΟΡΤΑΣΤΙΚΟ” ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟ Η Samuel διαφωνεί με την παραπάνω μέθοδο αφού την θεωρεί ως τη “συνταγή για μια μόνιμη διανοητική κατάσταση γραφείου”. Κάτι που απέχει από τον σκοπό των διακοπών.   Αν πάλι ανησυχείτε μήπως τυχόν αφήσετε αναπάντητα κάποια πολύ σημαντικά emails, δημιουργήστε έναν άλλο λογαριασμό και προωθήστε αυτόματα εκεί όλα τα μηνύματα από συγκεκριμένους αποστολείς. Για να έχετε το κεφάλι σας ακόμα πιο ήσυχο, προγραμματίστε το email των διακοπών να σας στείλει SMS εάν λάβετε κάποιο σημαντικό μήνυμα.

 

O Spyros VJ (Σπύρος Παπαδουλάκης) ξεκίνησε να ασχολείται με κουμπάκια και οθόνες το “βρώμικο” ’89, παράλληλα με το γράψιμο και την επεξεργασία εικόνων & ήχων. Βίωσε το internet, το dot com boom και την έκρηξη των σοσιαλ μίντια εν τη γενέσει τους. Του αρέσει να γράφει και να μιλάει γι’ αυτά, ανακαλύπτοντάς τα από την αρχή, καθώς και για την τεχνολογία στο σύνολό της.

 

Πηγή: www.lifo.gr